Chmura dla małej firmy: od czego zacząć i ile to kosztuje
Serwer stoi w szafie pod biurkiem, kopie robią się wtedy, gdy ktoś o nich pamięta, a plik z domu wraca do biura na pendrivie. Do dnia, w którym pendrive ginie w taksówce. Chmura to żaden cud, tylko wynajem cudzego sprzętu i cudzego dyżuru nocnego. Poniżej konkret: co przenieść w pierwszej kolejności, czym różnią się trzy główne konsole i ile to wychodzi na fakturze przy sześciu osobach.
Co kupujesz, gdy płacisz za chmurę
Fizyczny serwer dla dziesięciu osób to 8–12 tys. zł na start, do tego zasilacz awaryjny, dyski wymieniane co kilka lat, prąd i człowiek, który raz w miesiącu nakłada łatki. Chmura dla małej firmy zamienia ten wydatek na abonament liczony od użytkownika i od gigabajta. Zamiast kupować moc na trzy lata w przód, płacisz za to, co zużyłeś w danym miesiącu.
Różnice między dostawcami wychodzą dopiero w rachunku. AWS ma kilkaset usług i rozliczenie co do sekundy, więc bez planu da się zapłacić za maszynę, która stała włączona przez weekend bez jednego zadania. Azure wygrywa tam, gdzie w firmie już pracuje Windows Server, Active Directory i Office. Google Cloud jest najwygodniejszy przy analityce, głównie dzięki BigQuery. Większość małych firm nigdy nie otwiera pełnego menu żadnej z tych trzech konsol: bierze Microsoft 365 albo Google Workspace, dokłada tani dysk na archiwum i na tym kończy migrację.
Które dane lecą do chmury, a które zostają w biurze
Reguła, która oszczędza najwięcej: częstotliwość dostępu wyznacza warstwę, a warstwa wyznacza cenę. Pliki otwierane co tydzień, czyli oferty, umowy w toku, faktury z bieżącego roku i cenniki, idą na warstwę gorącą z dostępem w sekundę. Dokumenty ruszane raz na miesiąc mogą siedzieć taniej. Archiwum, po które sięgasz w lutym pod rozliczenie roczne, ląduje w warstwie zimnej.
Konkret z cennika AWS: 100 GB w S3 Standard to około 2,3 USD miesięcznie, te same 100 GB w Glacier Flexible Retrieval około 0,36 USD, a w Deep Archive kilka centów. Haczyk siedzi w wyjmowaniu danych. Z Glaciera pliki wracają po kilku godzinach, z Deep Archive nawet po dwunastu, a transfer poza region to osobne 0,09 USD za gigabajt. W biurze zostaje to, czego nie chcesz mieć wyłącznie u dostawcy: kopia offline na wypadek zaszyfrowania konta i skany akt pracowniczych, które i tak leżą w szafie pancernej.
SaaS, IaaS i PaaS: trzy różne rachunki
Te trzy skróty różnią się jedną rzeczą: kto łata system i kto płaci za przestój. SaaS to gotowa aplikacja, Microsoft 365, Google Workspace, Slack czy Asana. Płacisz od użytkownika, aktualizacje leżą po stronie dostawcy, wdrożenie zajmuje godziny. IaaS to wynajem maszyn w AWS, Azure lub Google Cloud: pełna kontrola nad systemem, bazą i siecią, ale też twój obowiązek aktualizacji, kopii i konfiguracji zapory. PaaS jest pośrodku, wynajmujesz gotowe środowisko pod aplikację, na przykład Azure App Service.
Mała firma niemal zawsze zaczyna od SaaS i tam zostaje, bo rachunek jest przewidywalny. Nowa osoba w zespole to jedna pozycja więcej na fakturze, odejście to usunięcie konta i koniec tematu. IaaS wchodzi do gry wtedy, gdy masz własną aplikację, bazę z danymi klientów albo wymóg trzymania serwera w konkretnym kraju. Wtedy potrzebujesz kogoś od IT na stałe albo umowy z firmą wsparcia, licz 800–2500 zł miesięcznie za opiekę nad kilkoma maszynami.
Ile to wychodzi na fakturze
Cenniki dostawców są w euro lub dolarach, więc na złotówki przelicza się z kursem z dnia płatności i przy skokach walutowych rachunek rośnie sam. Microsoft 365 Business Basic to około 28 zł za użytkownika miesięcznie przy umowie rocznej, Business Standard z Office na komputery około 60 zł. Google Workspace Business Starter kosztuje około 30 zł za użytkownika, ale daje tylko 30 GB na osobę, więc firmy z ciężkimi plikami przechodzą na Business Standard z 2 TB.
Sześcioosobowe biuro na Microsoft 365 Business Standard to 360 zł miesięcznie, 4320 zł rocznie, i w tej kwocie siedzi poczta z własną domeną, Teams, OneDrive po 1 TB na osobę oraz Office na komputerach. Dołóż 20–30 zł na archiwum w Glacierze i około 25 zł na drugą kopię w Backblaze B2. Razem około 410 zł miesięcznie i ani jednej faktury za wymianę dysku.
| Usługa | Co dostajesz | Koszt/mies. | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | poczta 50 GB, Teams, OneDrive 1 TB, Office w przeglądarce | ok. 28 zł za użytkownika | firmy, którym wystarczy Office online |
| Microsoft 365 Business Standard | to samo plus Office na 5 urządzeniach | ok. 60 zł za użytkownika | biura pracujące w Excelu i Wordzie |
| Google Workspace Business Starter | Gmail z domeną, Dysk 30 GB, Meet | ok. 30 zł za użytkownika | zespoły mobilne, praca w Dokumentach |
| AWS S3 Standard + transfer | 100 GB plików, 20 GB pobrań w miesiącu | ok. 18–25 zł łącznie | archiwa, materiały ciężkie, kopie |
| AWS S3 Glacier Flexible Retrieval | 500 GB archiwum, pobranie w godzinach | ok. 8 zł | dane trzymane na wypadek kontroli |
| Backblaze B2 | 1 TB kopii, rozliczenie od gigabajta | ok. 25 zł | druga kopia u innego dostawcy |
Pierwszy miesiąc migracji, faza po fazie
Kolejność ma znaczenie, bo najgłośniejsza awaria to zawsze poczta. Zacznij od archiwum, czyli danych, których nikt już nie edytuje: zamknięte lata, rozliczone projekty, stare umowy. Wrzuć je, zostaw na tydzień do testów, sprawdź dostęp z innego komputera. Faza druga to dokumenty bieżące razem z uprawnieniami: kto edytuje, kto tylko czyta, kto nie widzi folderu wcale. W Microsoft 365 ustawiasz to na grupach, w AWS i Azure przez polityki IAM. Pocztę przenosisz na końcu, w piątek po godzinach.
Policz czas, zanim obiecasz termin zespołowi. Przy łączu 100 Mbps w górę wysłanie 500 GB zajmuje kilkanaście godzin, przy 20 Mbps rozciąga się na trzy dni i zjada pasmo całemu biuru, więc puszczaj to nocą. Stary serwer zostaw włączony przez miesiąc po migracji, bez usuwania plików, bo dopiero pierwsze zamknięcie miesiąca pokazuje, czego zapomniałeś. Sprawdź też, gdzie fizycznie stoją dane: europejskie regiony pozwalają trzymać je w Unii, co przy umowach powierzenia danych jest wymogiem, nie ozdobą.
