Praca zdalna: ile dni w roku daje kodeks i kiedy pracodawca musi się zgodzić
Pytanie „praca zdalna ile dni w roku” ma jedną konkretną odpowiedź w Kodeksie pracy i jedną liczbę: dwadzieścia cztery. Problem w tym, że dotyczy ona wyłącznie jednego z trzech trybów, a większość osób pytających ma na myśli inny. Rozdzielenie tych trybów rozwiązuje spór, który wraca w firmach co kilka miesięcy.
Trzy tryby pracy zdalnej i tylko jeden z limitem
Pierwszy tryb to praca zdalna uzgodniona, czyli ustalona przy zawarciu umowy albo w trakcie zatrudnienia. Nie ma tu żadnego limitu dni: strony ustalają, czy pracownik pracuje zdalnie w całości, czy hybrydowo, i w jakim rozkładzie. Drugi tryb to praca zdalna polecona przez pracodawcę w sytuacjach szczególnych, na przykład przy stanie zagrożenia epidemicznego.
Trzeci tryb to praca zdalna okazjonalna i tylko on ma limit 24 dni w roku kalendarzowym. Udziela się jej na wniosek pracownika, bez potrzeby zmiany umowy i bez ustalania zasad w regulaminie. Ten tryb obsługuje sytuacje życiowe: remont, chore dziecko, dojazd do lekarza w innym mieście. Limit nie przechodzi na kolejny rok i nie dzieli się proporcjonalnie przy zmianie pracodawcy w trakcie roku, co oznacza, że po zmianie pracy pula liczy się od nowa.
| Tryb | Limit dni | Jak powstaje | Ryczałt za koszty |
|---|---|---|---|
| Uzgodniona przy umowie | brak | umowa o pracę | tak |
| Uzgodniona w trakcie | brak | porozumienie stron | tak |
| Polecona przez pracodawcę | czas trwania sytuacji | polecenie | tak |
| Okazjonalna | 24 dni w roku | wniosek pracownika | nie jest wymagany |
Kiedy wniosek jest dla pracodawcy wiążący
Zasada ogólna mówi, że pracodawca może odmówić. Kodeks wskazuje jednak grupy, których wniosek trzeba uwzględnić: rodziców dziecka do czwartego roku życia, rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności, pracownice w ciąży oraz osoby opiekujące się członkiem rodziny z orzeczeniem.
Odmowa wobec tych grup jest możliwa tylko wtedy, gdy pracy zdalnej nie da się pogodzić z organizacją pracy albo z rodzajem wykonywanej pracy. Odmowę trzeba uzasadnić w postaci papierowej albo elektronicznej w terminie siedmiu dni roboczych od złożenia wniosku i to uzasadnienie musi wskazywać konkretną przeszkodę, nie ogólną niechęć. W praktyce spory dotyczą właśnie tego, czy stanowisko da się wykonywać poza siedzibą, a nie liczby dni. Pracownik produkcji i kasjer nie wygrają tego argumentu, pracownik biurowy ze zdalnym dostępem do systemów zwykle tak.
Kto pokrywa koszty i jak liczy się ryczałt
Przy pracy zdalnej uzgodnionej i poleconej pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz zapewnia materiały i narzędzia. Zamiast rozliczania rachunków co do złotówki stosuje się zwykle ryczałt, którego wysokość ustala się na podstawie norm zużycia sprzętu, cen energii i liczby dni pracy zdalnej w miesiącu.
Praktyka rynkowa mieści się najczęściej w przedziale 50 do 150 zł miesięcznie przy pracy w pełni zdalnej i odpowiednio mniej przy hybrydzie. Ryczałt nie jest przychodem pracownika, więc nie podlega opodatkowaniu ani składkom. Przy pracy okazjonalnej przepisów o ryczałcie i o zapewnieniu materiałów nie stosuje się i to jedna z głównych różnic praktycznych między trybami. Druga dotyczy kontroli warunków pracy: przy trybie okazjonalnym pracodawca ma węższy zakres obowiązków w zakresie oceny ryzyka na stanowisku.
Jak to zapisać, żeby uniknąć sporu za pół roku
W regulaminie albo w porozumieniu warto wskazać cztery rzeczy: miejsca, z których wolno pracować, sposób potwierdzania obecności, termin składania wniosków okazjonalnych i sposób liczenia limitu przy dniach częściowych. Ta ostatnia sprawa wywołuje najwięcej nieporozumień, bo pół dnia zdalnie zwykle liczy się jako cały dzień z puli dwudziestu czterech.
Drugi zapis, który oszczędza kłopotów, dotyczy miejsca wykonywania pracy zdalnej za granicą. Kodeks tego nie zakazuje, ale praca z innego państwa może zmienić właściwość ubezpieczenia i opodatkowania, więc pracodawcy zwykle ograniczają to do terytorium kraju albo wymagają zgody. Warto sprawdzić własny regulamin przed zaplanowaniem miesiąca pracy z Hiszpanii, bo zgoda przełożonego wysłana w wiadomości nie zastępuje zapisu w dokumentach.
